大型活动项目执行手册——百格活动

百格活动 2016-11-16 17:53 SAAS 来源:思达派 查看原文

刚需转!最齐全大型活动执行手册!

/文末有福利/

流程安排是纲领

前期准备是基础

合作执行是关键

控制应变是保障

细节的把控决定效果

后期跟踪是超越的所在

目录

一、手册说明

二、活动环节一:信息沟通

三、活动环节二:方案制定

四、活动环节三:开会分工

五、活动环节四:活动筹备

六、活动环节五:全体排练

七、活动环节六:现场执行

八、活动环节七:会后跟进

九、工作人员礼仪

手册说明

本手册将活动执行分为七个环节:信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进。供执行负责人把握整个执行过程,避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差,实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进,最终完成一个完美的活动执行过程。

  • 信息沟通

活动执行负责人须在活动正式筹备之前,与领导和其它人士进行充分沟通,在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息,填写下列活动信息沟通表,再筹划下一步工作。

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  • 方案制定

在活动信息沟通完成之后,执行负责人填写活动信息沟通表,自己或执行方制定活动方案与活动执行方案(初稿),组织各处室讨论,根据修改建议形成活动执行方案(第二版),提交给领导审阅,最后根据领导反馈意见制定活动执行方案(最终版)。其整体流程如下:

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  • 一般性活动简要方案基本要素:

  • 重大活动精细方案基本要素:

  • 活动执行方案的基本要素:

开会分工

活动前期,成立活动小组,由小组负责人定期召开活动信息沟通会议,进行初步的工作分工。

活动方案确定后,执行负责人召集全体工作人员,举行活动工作安排会,详细介绍活动信息及其具体人员安排,同时了解全体人员时间和工作任务情况,听取反馈建议,及时进行工作调整与方案完善,最终确定全体人员分工。

  • 工作安排会三个目的:

1、讲述活动各项情况;

2、明确人员分工安排;

3、听取反馈意见。

  • 工作安排会环节:

1、执行负责人主持会议,介绍活动基本情况;

2、执行负责人介绍人员分工安排;

3、工作人员重述自身职责与安排;

4、听取反馈意见并及时协调;

5、领导总结发言。

  • 分工管理方法:

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活动筹备

在明确活动方案和人员分工,正式进入活动筹备环节,活动筹备是活动的真正执行环节,是细化深入的过程。

包括以下内容:现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。

  • 来宾邀请接待及接待方案:领导邀请和接待嘉宾邀请和接待媒体邀请和接待

  • 活动进度:

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  • 应急预案:

>>>>AV部分

• 现场所有AV设备(包括笔记本电脑)均需在活动进场前、进场后进行多次检查,以确保所有设备的良好运转。

• 活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份,以防现场一部出现问题马上可切换另一部

>>>>安保问题

• 在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安,防止中途发生突发事件,如发生意外变化及时疏导来宾。

• 如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域,确保在场领导的安全。

• 同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。

  • 公安消防:

  • 后勤保障:

  • 会议物资:

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全体排练

需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节,其中重要仪式环节由于其中工作较多,需要多人的配合,通常需要进行多次排练。

  • 排练人员安排

• 排练总导演:执行负责人• 排练人员:被排练环节的工作执行人员;

• 陪练人员:其它环节工作人员,表演与会嘉宾;

• 问题纪录人员:_______

现场执行

  • 再次排查:

• 人员分工:确保所有人员全部到位;

• 物品摆放:现场桌椅、桌牌、茶水、资料、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐;

• 房屋摆设:房屋内部摆设是否美观、干净、整洁;

• 电子设备:电子设备是否运行正常,所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位;

• 领导礼品:检查礼品是否到位并摆放整齐,工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。

  • 领导接待:

  • 现场配合:

  • 活动用餐:

  • 欢送领导及礼品发送:

会后跟进

  • 感谢短信发送:

于活动结束后,需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。

  • 会议/活动纪要:

于活动结束后,工作人员及时整理活动录音、视频和会议记录,撰写会议/活动纪要,针对重要活动,需要形成活动记录,甚至形成会议/活动成果书籍。

  • 活动新闻稿:

活动结束的当天晚上,工作人员整理活动新闻稿,保证第二天及时进行新闻发布。

  • 音像资料整理:

活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑,重要活动的视频和图片还须进行刻盘,连同其它活动成果资料、洗印照片等

  • 活动文件归档:

在会后跟进的基本工作完成之后,对活动文件进行归档整理。

工作人员礼仪

  • 着装礼仪:

>>>>男士着装礼仪

男士须穿正装(深色套装、领带、皮鞋),佩戴中工作证,于活动前检查衣着是否整齐;

>>>>女士着装礼仪

女士宜穿正装(套装、丝袜、皮鞋),佩戴中工作证,于活动前检查衣着是否整齐;

>>>>仪态仪容

>>>>迎接礼仪

>>>>现场礼仪

由于篇幅问题,本文仅部分展示,微信搜索公众号百格说,回复【手册】获取完整版!

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