如何高效管理和利用自己的时间?

诚明智库 2016-11-24 11:13 新媒体 来源:思达派 查看原文

Marc Andreessen 是硅谷著名风投机构 A16Z 的联合创始人,A16Z 投资了Facebook、Groupon、Skype、Twitter、Zynga 和 Foursquare 等多家科技公司,他个人还投资了 LinkedIn 等公司。


对于每个人来说,其实时间才是最大的定量,也是最需要计算 ROI 的事情。所以今天分享的这篇文章,就是看作为世界上最成功和繁忙的人之一,Marc Andreessen 是怎样高效管理和利用自己的时间的。


The Pmarca Guide to Personal Productivity

Marc Andreessen 的个人效率指南



我这辈子最享受的浪费时间的方式就是研究各种提高效率的方法。


在学习了很多专家的说法后,我也想贡献一些我自己的理论和方法。


下面的这些技巧是适用我个人的一个套装,但并不一定适用于每个人。也许其中的一两点能够对你有启发,那么我就成功了。


Here we go:


我们先从一个比较爆炸性的开始:


1)不要预定任何日程


这个人简直疯了,你估计会这么想。


但我完全是认真的。如果你真的这么践行,这个简单的一条就会对你的效率产生极大的提升。


不定日程具体指的是:不在未来的任何日期或时间,约定任何的会议、日程及活动。


这样的话,你就可以永远在当下这个时刻做对你来说最重要或最感兴趣的事情。


想要花一整天写一篇报告?Do it!

想要花一整天 coding?Do it!

想要花一整天在街角的咖啡店坐着看书? Do it!


当有人给你邮件或电话说“我们周二下午 3 点见怎么样?”的时候,你可以回答,我这一年都不提前预约日程,所以我不敢说死,但你可以在周二下午 2 : 45 的时候给我个电话,如果我有空的话我们可以见。


或者,如果这件事很重要,那你可以说“不如我们现在见?”


当然,如果你有一个很需要开会的,本身需要很多既定日程的工作,或者你是 CEO 的话,这可能很难实现。


但但凡你可以的话,这都是一个能够最有效的提升效率的方式。


这个点子来自于一本叫做 《A Perfect Mess》的书,书中讲了“不预约日程”这件事情对阿诺施瓦辛格的成功来说有多重要。


如果你这辈子里曾经经历过一些既定结构性的工作,让你的日历上总有一些固定的会议或见面的话,你就知道,当你看到未来几周你的日历都是空白一片,你可以做任何自己想做的事情的时候,那是一种多么自由的感受。


我今年一直在尝试这件事情,我都很难跟你讲清楚这让我变得多开心。这让我可以有大量的时间花在真正重要的事情上,比如我的两家公司、一个 NGO 组织和我的妻子。


当然,这个技巧不一定是要全盘执行。总有一些事情是推不开的,会自己钻到你的日程里的,但你总能够分清哪些是真的必须的,哪些是“听起来很有趣,但不,我并不想预约掉我的时间。”



2)保证有且仅有三个任务列表:


一个 To Do List

一个 Watch List

一个 Later List


你越喜欢罗列任务列表,这件事对你来说就越重要。


To Do List 里放上所有你“必须”做的事,按照时间排序。


Watch List 里放上所有你遇到的需要不断 follow 的事情。


Later List 里放其他所有的事情。所有的你可能想做的,或有时间再去做的事情。


如果不能被排到这三个 list 之中,那么就当没有这件事。



3)每晚睡前,准备一个 3*5 的卡片,写下你转天要做的 3-5 件事


然后转天,真的去做这些事。


我每晚睡前都坐在我的桌前,把我的 To Do List 翻出来,从里面挑出来 3 到 5 件我明天要完成的事情。我把这些事情写在一个 3*5 的卡片上,然后转天我像疯了一样的尽力去完成这些事。如果做到了,对我来讲就是成功的一天。


一旦你开始养成这个习惯,你就会发现自己过去每天连 3 到 5 件重要或有意义的事情都没有完成过。



4)在一天之中的其他时刻,在 3*5 卡片的背面写下你的 “非 To Do List”


这并不是一个真实的 List,只是当你每天做了任何有用却又不在 To Do List 上的事情的时候,就可以把它写在卡片的背面。


这样每天晚上,在你准备转天的 To Do List 的时候,就可以看看今天你到底都做了什么事情,然后扔掉它。又是满满的高效的一天渡过了。


写下来自己做的额外的事情,能让我觉得这一天更加的高效。你还记得有的时候你忙前忙后的一天过去,回到家累得要死,却问自己“我这一天到底都做了啥?”


“非 To Do list”就是解答。



5)结构化拖延


这是很好玩的一点,是斯坦福的哲学教授 John Perry 提出来的。


结构化拖延的奥义是,永远都不要去和拖延症做斗争,反之,要利用它做其他更多的事情。


在一天之中,总有些事是你必须要做,但你却不想做而一直在拖延的。


在你拖延的时候,就做其他的事情就好了。


如 John 所说,“我们每个人脑中都有一个按照重要度优先级排序的任务列表,最重要和紧急的往往在最上面。但人们总喜欢先去做那些稍微不重要一点的事情,来逃避最重要的事情。这样,人们反而可以完成更多的事情。”


比如,我就特别讨厌打电话。我喜欢发邮件,有时候喜欢见面,但就是特别讨厌打电话。


为了逃避打电话,我都讶异于自己可以完成多少其他的事情。


事实上,现在在写这篇东西的时候就是这样的。



6)策略性无能


确保你不再被叫去做某件事的最好方法就是,在第一次做的时候就搞砸它。


或者,更理想的是,在第一次被叫的时候,就带着无比的自信告诉别人,你确认自己会搞砸它。这样多半你就可以逃开这件事了。


当然,这是假设你确实在其他一些事情上更有能力。


希望如此。


组织公司聚会、收发快递、和保险经纪人讨价还价等等,这些事情都是很适合使用“策略性无能”这一技巧的。



7)一天只处理两次邮件


也许一次在早晨,一次在下班的时候,其他的时候都把邮件通知关掉。


如果有任何人迫切的需要找到你,他会使用电话或其他的方式,又或者,他会直接找到其他可以找的人。


一天只处理两次邮件会让你的一天更加高效。


对于邮件的问题是,每次你收发邮件的时候,都会分泌一种吗啡类的物质,使你产生一种我完成了什么的满足感。但事实上,你所做的只是让你的时间碎片化,而不是花完整的时间在更高质量的工作上。


当然,这说起来容易做起来难,尤其是当你的工作涉及到很多日常更新的时候,比如你在融资或 close a deal 的时候,但你至少可以尝试尽量少的查看和回复邮件。



8)藏在耳机中


工作生活中避免打扰的最好方式就是戴耳机。


人们,出于某种原因,觉得打扰一个戴耳机的人会更有负罪感。


这很棒,大多时候人们会走到你面前、跟你说话、注意到你戴的耳机、然后用很夸张的嘴型道歉、走开。


这个好处是,大多时候人们跟你说话并不是真的有什么事情,而另一些时候,他们完全可以给你发邮件,而你可以稍晚统一处理。


所以你不需要听外部的任何事情,甚至耳机的另一头也不需要连任何东西。




9)只对你感性和理性都认可的事情 Say Yes


一个人很容易收到很多邀约,也许是一个新的项目、一个非营利活动、一个社交场合等等,而很多时候你的头脑会说 Yes,心里会说 No,而最终嘴上说 Yes。


接下来你就发现自己的日历里充满了各种看起来不错,但其实你并不想做的事情。


这些事情又会干扰到你真正想做的事,让你变得易怒、焦虑、阴沉。


在我的经验里,要分辨出到底是头脑 say yes,还是心里 say yes 是需要点时间的。


而我觉得关键是,你是否对这件事情感到兴奋。如果你感到肾上腺素的上升,那么多半是你的内心在 say yes。


相应的,如果你的头脑 say no,内心 say yes,那么你口头上也应该 say yes。



10)做你真正热爱的事


也许看到这里你也可以得出结论,以上绝大部分的技巧都是为了让一个人能够更多更自由地追求自己的兴趣和梦想。


如果你的大部分时间所做的事情,都不是自己所喜爱的,而且又没有太多的个人时间和自由,那么是时候该改变了。


最后送给大家高效人士管理时间的8大法则(精华版)





01

列出条目任务




多数人的一天都是浑浑噩噩的。到了晚上合眼之前,试着回想一下今天都干了些什么,很多人说不出个所以然来,好像做了很多事,但又似乎没做什么重要的事。


从小我们就被教育,做事要有计划,于是,我们试着早起将当日计划写得满满当当。然而如果每天都需要如此严谨地对待工作和生活,怕是多数人都坚持不下来,况且列计划本就是个很耗时间的事情,它将你本就不多的闲暇时间又挖走了一块。


意志力是个稀缺资源,用力过猛往往适得其反。


高效建议:要摆脱“混日子”的状态,就要试着将每日的任务列出。这是不是会很花时间?不,你只需把当日重点要完成的任务条目式地列在某张便签(或手机便签)上即可,就一两分钟时间,无需事无巨细,也无需作额外的标记和说明,且随时可以增添,完成一件则划掉一件。千万别小看这一步,它会清晰地告诉你一天内究竟干了多少事,有没有虚度。




02

寻找高效时段




我们的大脑活跃程度和精力的聚焦程度在每天的不同时段是有很大差异的,这就是为什么我很反对千篇一律的早睡早起习惯的养成。


每个人都有自己的高效时间段,有的人是清晨,有的人是夜晚,还有的是中午或下午(较少见)。你应该先找出自己的高效时间段,这很容易,将同一任务放在不同时间段简单测试下就能知晓。


高效建议:明确了自己的高效时间段以后,尽量试着把每日最烧脑或最希望完美收尾的任务放到这一时间段来完成,以保证脑力的高效利用。





03

远离噪音干扰




在日常的工作进行时中,明明工作任务尚未完成,为何你总是会忍不住刷刷微博,看看微信群,翻翻朋友圈?


作为一个有好奇心的正常人类,我们很难对“叮咚”的声音充耳不闻,我们很难对闪着小光点的黑屏手机视而不见,我们有红点强迫症,我们有信息恐慌。


这都没有问题,因为这些都属正常现象,但这种即时获取的快乐很容易刺激你的多巴胺的分泌,让你无法停止。接下来这幕你就很熟悉,不知不觉过了两个小时,除了得到些明星八卦外,啥也没干成。


高效建议:我有很多作者朋友在写作时旁边都是不放手机的,为什么我举这个例子,因为写作是利用整块时间做事的典型。他们这么做的目的就是让自己保持专注,避免好不容易聚拢的思绪被突然扯断,要知道许多灵感走了是不会回来的。




04

合理利用碎片




除去每天用来处理重要任务的大块时间外,我们还拥有许多被割裂开来的碎片时间。它们就犹如做完衣服剩下的下脚料一样,已经无法再用来做成一件完整的衣服,于是,经常被弃之如敝履,比如等人的10分钟,下班前等着打卡的5分钟等。


这些下脚料并非全无用处,我们有一些大块时间才能完成的重要任务,也有一些只需碎片时间就能完成的小任务,例如认真读一篇文章。


高效建议:利用碎片化的时间做碎片化的事,例如你可以利用在地铁上、公交车上、厕所内(据说会长痔疮)的时间,或是在每项任务之间的间隙,来完成一些碎片任务,例如碎片阅读等,这样就能将时间最大化地利用起来。




05

减少后台运行




很多人会在某项任务遇到困难时,选择将其暂时搁置,而后开始处理一项新的任务,在新的任务遇到困难时,又转而处理一项更新的任务,这个过程有点类似操作系统上多任务的后台运行。


由于你刻意回避困难,因此每项任务你都卡在了关键处,捞哪样都捞不起。


之后,你就会感到莫名的心情烦躁,因为你的后台任务是如此的多,当你处理A时,一直惦记着B,当你处理B时,又同时惦记着A、C、D……你发现你无法集中精神,这是因为你的大脑这个CPU满载了,正疲于奔命。


高效建议:处理任务时如要放下,尽量处理到阶段性收尾,尽量少做后台运行,以便能最大限度将自己的注意力集中到当下任务中。




06

降低切换频率




很多人喜欢在某个时间段同时干两件事,这无可厚非,数量不多的多线程处理对于有能力的人来说,易如反掌。但部分人有个很坏的习惯,他们喜欢频繁切换。


比如手边放着两本书,先翻开A书看一点,再翻开B书看一点,回头再看点A书,再看点B书……如此循环往复,频繁切换,他们的头就像摇头电扇一般,一直处于转来转去中。


频繁切换的最大坏处在于隐性损耗。试着回忆在你专心工作之时,被突如其来的事情打断,当你半小时后重新回到电脑前,普通人至少需要5分钟时间的整理才能将脑细胞的触点恢复到之前的活跃状态,这5分钟就是损耗,切换越频繁,损耗就越大。


高效建议:欲速则不达,尤其在对珍贵的整块时间进行利用之时,与其让切换间隙的损耗白白流失,不如集中力量将一件事做到完美。





07

明确任务目的




由于人是天生的多线程动物,因此,我们在处理任务时常常会“跑偏”。比如找几个朋友谈点事情,明明主题是合作推广一个新产品,聊着聊着就变成了家长里短,最后在时间紧迫的状况下只拿出了一个四不像的方案草草收尾。


这种事情非常常见,并不是朋友之间只能聊工作,不能谈感情,但现实情况是,通常只要有一个人提到某项八卦或生活琐事,就容易引爆一个持久的话题,毕竟这些可比工作精彩有趣得多。


高效建议:每个人都必须明白当下的主次,我来这里做什么,当下的主要任务是什么。完全可以多线程处理问题,但必须时刻保持界限,当完成了主要任务之后,只要有剩余时间,想聊多久都没问题。




08

挤挤,再挤挤




时间的高效利用来源于有效管理,而管理的首要条件就是原材料。既然原材料的总量不可增加,调整不同任务之间的时间分配就变得非常关键。很多重要任务不仅需要工作效率,大量的时间基数也必不可少。


当我准备在公众号上进行思想传播之时,我曾一度怀疑自己是否还能分出这份精力。我的时间早已满满当当,身兼数职的我如何再分身出另一个我?

但我经过漫长的排除法,依然把时间“造”了出来。首先我戒掉了午休的习惯,然后将


晚上的睡觉时间延后了一小时(勿简单模仿,因人而异),接着,拥有了数万的你们。


高效建议:当一只瓶子被石子塞满,你依然能往里加沙,当它被沙填满,你依然能往里加水。时间就像乳沟,挤挤,真的都会有。


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