干货丨如何从老板那得到有效的反馈?

诚明智库 2017-03-03 13:17 营销广告 来源:思达派 查看原文

经常会有人存在这样的苦恼:为什么我向领导请示的内容,他置若罔闻?为什么我汇报工作之后,他总是重复确认我已经提到的内容?为什么他总是嫌我的工作总结不够直观具体?

一、何为“有效的反馈”?

临近年底,很多公司都在筹办年会,新进公司担任行政专员的赵同学也被安排准备年会,努力收集年会桥段。思前想后,抱着速记本来到了经理面前,试探性地问:“经理,您想办一场什么样的年会?”问完就翻开速记本拿出笔准备开始记。

但经理只给了一句:一场有点儿新意、没有恶俗桥段、节奏紧凑点儿的。小赵当即就愣了,在他看来,这跟废话没两样儿。

这是前几天发生在我办公室里的真实一幕,我相信很多职场小白都曾有过经历,因为他们习惯把“有效的反馈”定义为“自己想要得到的反馈”。

而这直接导致很多“赵同学”将一些毫无边际的问题直接摆在领导面前,并且希望领导按照自己的期望值去划定一个区域范围,方便自己在这个划定了的范围中展开工作。

但实际上,面对这种让人完全无法回答的问题,除非我那天心情史无前例的好,不然肯定会怀疑你的工作能力。

二、沟通前的准备工作最重要

这里面有两个要点需要特别注意:

1. 见领导之前先“问自己”。得不到有效的反馈,根源在于自己没透彻理解问题,不知道想问什么。沟通之前必须先划定范围,弄清前因后果,必要的情况下,还可以将问题进行转化,辅以图表数据。

比如:经理,我们去年年会是聚餐晚会形式,今年我们是否考虑换一种形式?比如邀请我们领域内的 4 位老师做一场 2 个小时的 TED 接龙,讲讲干货,然后再由公司领导总结,最后是冷餐酒会。费用最多会高出 1 万,但也在预算之内。

2. 让领导做选择题,永远不要让他做论述题。在汇报工作的时候,千万记得准备几个方案,一般以 3 个方案为宜。同时也要事先将这些方案进行消化和权衡,在自己心里有一个比较偏向的方案以防万一。

比如:经理,我们去年年会是聚餐晚会形式,今年我们能否换一种形式?我调研了一下,也可以尝试内部论坛和近郊团建,你更倾向哪种?

三、沟通中谨记五准则

有了充足的准备和把握以后,在和领导沟通汇报时还要谨记 5 大准则:汇报工作说结果;请示工作说方案;总结工作说流程;回忆工作说感受;计划工作说时间。

1. 汇报工作说结果。领导都喜欢有强烈的目标和结果导向意识的人,因此,先摆出结果是汇报工作的基本法则。

看到结果也直接决定了是否有必要去知道部分细节。领导对于细节的探寻,对你来说其实就是“有效的反馈”,你大可以简明扼要的摘取几个重要细节进行剖析。

2. 请示工作说方案。领导都喜欢有备选方案的人,当然也很喜欢听到汇报工作的时候用到这种句式: “针对这个问题,我经过分析,做出了如下三种方案,第一种的特点是……,第二种的特点是……,第三种的特点是……,综合下来,我可能比较倾向于第二种,因为它……”

但在这个过程中,切记不允许有任何诱导性回答例如为了让领导选择你的第二种方案,而刻意去隐藏其他两种方案的优点。

你要相信,只要你的第二种方案足够有说服力,是不需要你主观上帮它加分的。待你阐述完毕,领导会最终敲定一个方案,这个方案也就是你想要的“有效的反馈”。

3. 总结工作需要细化流程。细化流程,并不是让你写小说,将所有状况都罗列出来,而是在明晰的逻辑流程中着重细化关键点、易错点和检讨点

在工作总结中,领导想要知道的是经过你全面分析加以实践后得出的结果,领导对你工作的每个环节提出质疑或肯定的建议便是“有效的反馈”。

4. 回忆工作说感受。PDCA 循环(质量环)管理中,能够走到最后一个步骤“ Action 持续改进”的,才是真正的职场赢家,往往工作结束后总结感受,才可以从中汲取经验,得到成长。对于领导来说,爱思考”无疑是一个重大的加分点,你颇有见地的一番工作感悟肯定会让领导对你大加赞赏。

5. 计划工作说时间。实际工作中必须设定好关键的时间节点,在与领导沟通工作计划时,最好以时间轴为中心,向外辐射开去,这样一份清晰明了的工作计划就让领导有可圈可点之处。

由于工作场所的不确定性,与领导沟通的方式也会有所差异,而这种差异导致了汇报难度的不同。当面汇报挑战较小,因为可以辅以各种肢体语言和图像解释,但很多时候免不了会有一些电话或者短信沟通的情况出现,这时候就需要我们活用五大原则。

我曾遇到过这种情况:外出参加会议中接到短信,得知有个很熟的客户来到公司找我,于是就有助理问我多久回公司,但是会议期间本就不方便回复短信,况且我也不清楚会议要持续多久,所以我只能简短回复一句“好的,我知道了”,事后助理告诉我说她手足无措,不知道应该让客户离开还是继续等。

在她看来,我答非所问,但是她不知道这种“将问题抛给领导”的做法,让一个处于无法分心状态下的领导也不知道怎么应对。

其实这时候要想解决问题的话,可以将这项工作看成是“汇报工作”,要想解决问题,就可以“先说结果”,从而得出以下问法:

XX 客户已经在公司等您了,表示愿意一直等您回来,考虑到您需要很久才回,所以我建议他下次再过来,到时候我会提前确认好双方的时间安排。

而这时候我给出的“好的,我知道了”即为赞同你的处理方式,因此你也就得到了一个“有效的反馈”。

职场本就是一个处处皆学问的场所,做足准备、掐住关键、灵活应对,你可以从向领导反馈的技巧中得到很多功课。

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