都是搞大会的,凭啥人家那么闲,你这么忙?

1号签电子签约 2016-09-07 09:33 O2O 来源:思达派 查看原文

很多办活动的朋友都说,办个大型论坛会展发布会简直就是上战场,更头疼的问题是执行过程稍有偏差就死定了,所以整个过程都非常心累。


确实,要办好一场像样的活动,整个过程是很繁琐。不谈前期主题创意策划,就只是大会的嘉宾邀请、参会人员邀请、媒体,还有活动中所涉及到的活动场地、舞美、灯光设备,专业活动服务人员,印刷宣传布置物,花样小礼品等。就单单去执行这些已经够头大了。


 

有些需要部门配合,比如大会嘉宾邀请,参会人员召集,媒体...


重要嘉宾出场费通常要几十万起,当然,还要看关系。媒体方面,需要媒介去采购,现在网上KOL也是炙手可热,不仅有传播价值,而且自身还会是有力的自媒体。


但是重量级嘉宾可不好请,尤其预算不多的。而且不定性也多,比如有个朋友她们公司有个大会需要邀请某个重要嘉宾,跟合作方各项事宜都谈好了,但嘉宾有事来不了...还不是因为做事不严谨,QQ微信谈合作,邮件确认太不靠谱。这是责任性问题,其实凡事签合同留证据是最好手段。




有些工作需要相关专业人士来做,比如把舞美灯光要分包给相应团队,把活动服务人员分包给相应团队...


但是将相关业务外包出去,并不意味着万事大吉。通常一场大型活动,从3个月前就会开始筹划,因为需要预留一些重要人物的时间,需要给场地预定,物料制作,排练等留够时间。看似时间充裕,但稍不盯紧点就会出现很多变故。毕竟事多人杂,流程一大堆,做事懈怠耽误进度时常发生...

 


其实很多耽误执行效率的原因是,这边线上沟通好,谈完合作,但不能马上签合同,因为很多时候你不签合同别人根本不敢开工。所以你就等啊等啊等忙啊忙啊忙。

 

那人家有些搞大会的怎么会这么轻松,没事还能喝喝茶。那是因为人家效率高呀,用了电子签约以后,真的可以大大提高效率,如跟相关服务分包方谈好合作后,直接做好协议合同进行线上电子签约。让你的每一次合作都充满正式感和仪式感。人与人之间打交道就是这样,你认真,对方也跟着认真。你随意,就会增加很多变数。一定做到有凭有据,都是不能懒的,按照合同执行。不然真会乱套。做任何事情,真心就讲一个“细”字。




一场大会也是一个项目。一些大型项目那更是个大江湖,和分包单位合作那是更复杂,但有人吃香喝辣,有人加班熬夜,有人忙的像狗,有人闲的似仙。这不光跟自身能力有关,更重要的是人家懂得怎么提效!重视项目中合作过程的流程规范,记录要求,合同文件资料>视频录音>邮件资料>短信记录>通话记录>口头通知。要做到心中有数,安排有序,避免执行中的交叉扯皮。




办好一场大会,不仅要掌握好大会各个流程正常进行,更能在执行时高效分配好各服务分包方。那么相信你办大会就能游刃有余!

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