市场人如何举办一场高效的活动?

1号签电子签约 2016-09-19 09:44 电商 来源:思达派 查看原文

没办过活动之前以为市场人搞活动都很惬意,西装革履地在高大上酒店里,与自己部门的同事指点市场江山。


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然而事实上举办一场活动,并不像大家想象的那样有趣轻松,反而要承受高压,紧锣密鼓地去筹备。


小纸条满天飞,24小时随时在线,回复信息,查阅邮件。


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一般没有时间去休息,工作到凌晨1点2点也是家常便饭。


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不过一旦把活动办成之后,成就感爆满。毕竟一场好的市场活动,其效果还是很惊人的!


那市场人到底是如何高效的去准备一场活动?

 

一场活动包含最重要的3个环节——前期活动准备、中期活动进行时、后期活动宣传及结算。


我们把一个复杂任务拆分成一个一个小的任务,做成一个个表格,是解决一个复杂任务的很好方法哦。如下:

 

活动前期准备


1、活动人员分工表:对市场相关成员进行明确分工。让他们知道自己在什么时间段要完成什么样的事,并同时知晓团队中的其他人要负责什么项目,以保证关键时候的配合。



2、物料表:整场活动所需要的所有物料,像是设计清单,自己或合作方的易拉宝、宣传单。

 

3、媒体、嘉宾清单表:针对需要邀请媒体参加的活动;对所需的媒体、嘉宾的一个筛选、人员安排。


邀请媒体也好,嘉宾也罢,从我朋友上吸取到一个教训。对于关键的演讲嘉宾和媒体人,一定要第一时间把合同签署好。


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因为被嘉宾临时放鸽子这样的事经常发生。签了合同就可以起到很好的约束作用。尤其提醒一下有时嫌弃纸质合同麻烦,就随便拟个协议,搞个邮件确认的人。邮件确认别人才不会重视,也没什么法律效力。还是用电子签约平台签署电子合同比较好,快捷高效,与纸质合同还有同样的法律效力。


4、活动人员签到表:有VIP客户的需要,没有的可不要,现在有很多活动平台。什么互动吧、活动行、会鸽等电子签到体验都还不错。


5、外包服务商及制作物表:场地选择、音响舞美灯光设备,专业活动服务人员演员主持人礼仪等,都需要找外包服务商。


这里重点提一下,很多市场人和外包的沟通并不顺利,常出现延误、低效等问题。其实一场活动中执行最多最重要的工作就是与外包服务商的合作。


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(1)快速与外包服务商签订合同。因为外包服务商合同是与外包服务商结账时必要的依据。


而且很多耽误执行效率的原因是:一、这边和外包方线上沟通好,谈完合作,但不能马上签合同开工。二、有时直接凭着熟人关系,不好意思签合同,一旦出现问题也没个证据来约束。1号签电子签约平台签署电子合同即可解决。


(2)尽量发展多家外包服务商形成竞争局面。一来避免成本预估不足的现象,二来避免个人与外包服务商之间产生经济纠葛。


6、项目费用表:目地记录活动准备和执行过程中的每一笔费用,以方便在后期报销、结算和核对时有记录和参考 。

 


活动中期进行时


1、活动现场分工表:其实是人员分工表细分,目地是明确活动执行现场,每一个参与的人在什么时间段要做什么事情,以保证活动现场的顺利进行。


2、活动现场流程表:活动彩排到结束详细操作流程,包括人员、灯光、音响等分配人员安排,每个人工作和流程一定要清清楚楚。


3、外包服务商及制作物现场对签表:为了防止公司与供应商之间的纠纷。用了电子签约就可以直接邮件查看。


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活动后期宣传及结算


1、媒体合作宣传表:之前谈好的媒体合作,像是资源置换、付费约稿等。

2、外包服务商及制作物结算表:给外包服务商结算时用。
3、活动资料留存:活动现场照片及活动总结。


小到一个普通沙龙,大到一场新品发布会,活动的每个环节都必须计划安排好,搞砸了其中的任何一个环节,都会造成活动的暂停甚至终止。为了大家更有效率地举办好活动,再给大家总结几个重点。


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1、流程化

组织活动要先有大局的概念,有流程化的思维。先框定大致的方向和主题,再设定活动的基本流程,最后梳理出每个环节的细项,从而做到节点的把控和细项的填充。


2、细致化

每一项流程里都包含了很多的具体事项,分解到一个个图表里,把上面提到的环节以及各个环节需要做的事情列一张清单,就比较清晰了。


3、抓重点

如何做到资源的有效整合,如何做到高效推进活动进行。抓住重点,像是与外包服务商之间的往来合作。这样才能最高效地保证活动进行。


4、强沟通

有效的沟通方式,在组织者、协助者、参与者,甚至是所有和活动有关的人。像是和媒体、嘉宾、外包服务商之间要进行快速有效的沟通才能推进活动快速前进。

  文章来源:weixin1号签(enjoysign)公众号

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