进化史:从纸质办公时代到移动办公时代

开始豆豆 2016-09-19 18:09 智能硬件 来源:思达派 查看原文

效率对于企业来说也是生产力,人们对于更高效的工作、更便捷的沟通,有着强烈的需求。随着信息技术不断的发展创新,我们的办公方式在潜移默化中发生了很大的变化。从纸质办公时代,到PC办公时代,再到移动办公时代,每一次办公方式的改变,都是企业管理模式的进步,办公效率的提升。

“灾难频发”的纸质办公时代

纸质办公时代,互联网还未普及,办公桌上一部电话+堆积如山的文件是许多公司的标配,由于办公文件携带性及安全性的问题,许多工作都必须在公司完成,围绕里三层外三层的纸质文件忙得团团转,焦头烂额。

经常会出现这样的场景,你正在埋头苦干,突然老板要求马上给他一份资料,这时你望着办公桌上那堆小山措手不及,抓耳挠腮,不知道从何下手。同事时不时递过来一份新文件,一份新文件堆着另一份最新文件,层层叠叠,更是分不清哪个是最新的了。所以慌乱中,出差错在所难免,动不动挨批也是在劫难逃的事情。

办公室每天都在上映“灾难片”,各种“天灾人祸“给纸质文件带来毁灭性的破坏。比如一大早来公司,发现前一天的重要文件被老鼠咬掉了个角,冲杯咖啡不小心打翻了,泼墨般地把文件华丽涂鸦,或者无声无息中文件被清洁阿姨归类到了垃圾桶等等事故,防不胜防。

相信任何一个员工在频频碰到文件丢失损坏,凌乱难以查找等状况面前都会无比头大。后来随着电脑及互联网的普及,企业办公进入了PC时代,这些问题才得到了很大的改善。

PC时代到来,开启无纸化办公 

随着互联网技术的普及,人们顺利进入PC办公时代。PC电脑是每个上班族工作中不可或缺的一部分,几乎所有的办公场景都是围绕着一部电脑。如果把日常工作分为数据和沟通两个部分,“文件夹+社交工具”几乎覆盖了绝大部分的工作内容。传统的企业文件管理方式就是在这种办公环境下而诞生的,基于局域网的FTP服务器与共享文件夹的形式,进行文件存储与管理,达到企业内部资源共享的目的,同时,借助社交软件的及时网络传递功能,满足文件快速流通的需要。

进入PC办公时代初期, FTP服务器与共享文件夹很大程度上满足了企业文件管理的基本需求,提升了办公效率,但即便如此,企业文件管理的许多问题还是没有得到有效的解决。例如,文件夹共享看似很方便但也存在着诸多隐患:文件的安全性无法保障、文件被修改后无法存储历史版本、文件被删除无法恢复导致文件的丢失等一系列问题。

伴随互联网技术的发展与企业业务的深入,企业办公文件的种类愈趋丰富,数量越来越多。尤其是视频、音频、图片、文档等形式的非结构化文件数据,存储规模和管理复杂程度都在不断提高。共享文件夹和FTP服务器这样的传统文件管理方式已经无法满足日益增长的文件存储、共享及应用需求。新形势下,企业迫切寻求新的企业文件管理方式。

这个时候,专业的企业文件管理系统应运而生。一个高效的企业文件管理系统,可以帮助企业解决文件存储备份、分类管理、分享协作、版本管理、权限设置等需求,有助于提高员工的工作效率,降低企业的运营成本。

走向移动办公时代,让工作无限续航

当前,企业办公正在逐步从PC时代走向移动时代。移动办公时代是一个追求效率和速度的时代,如果说企业以前还可以无视员工电脑上的文档共享管理、异地和移动访问的话,随着移动互联网的广泛普及,智能终端设备成为了人们的“新器官”,人们工作与生活的界限变得模糊起来,这个时候,管理好企业文件与促进数据流动利用,变得至关重要。企业员工不再被局限在办公桌前,移动办公场景无处不在,对于“空中飞人”CEO或者到处跑业务的销售人员来说,出差在外的时间,甚至超过了待在办公室,这意味着他们要不受空间与时间的限制,随时随地都能进入工作模式。

所以,当人与人的连接已经转换到移动端,如果你的工作文件却还被落在电脑里,是不是有些不合时宜,与时代脱节?在外办公,同事发来一份资料,但由于格式限制无法预览;出差在外,客户需求一份方案,无法及时给到;方案修改了一遍又一遍,最终BOSS想要第一份;多部门合作,各部门之间来回跑,办事效率低下.........如果你没有跟上时代的节奏,仍旧把自己钉在办公桌前,很明显,你的很多工作将无法正常开展。

手提电脑、平板电脑、智能手机等终端设备,满足了各个不同移动办公场景下的文件使用需求。尤其是在云服务模式日渐成熟稳定后,许多企业选择将数据资产放在云端。只要有网络,通过移动终端设备,你就可以迅速及时获取文件资料,完成翻阅审批、点评讨论、共享传递等操作。同时,实现多终端同步共享资源,你可以在办公室用PC电脑编辑使用文件,可以在出差路上用手机及时处理文件,也可以在家里用Pad翻阅查看文件。不受时间地点的束缚,大大促进了文件的流动,及时释放文件价值,提升了办公效率。

开始云,陪你从PC时代到移动办公时代

先进的企业文件管理方式必然是顺应时代要求的,是更能贴近公司的生产、经营、管理等各方面实际业务情况的。对于企业来说,采用先进的管理方法,做好企业文件管理工作,利用好企业的知识财产,可以延续企业的知识与经验,帮助提升企业办公效率,提高企业的管理水平,促进企业更健康快速地发展。

开始云,成立于2006年,是国内首家专业的企业内容管理云端解决方案提供商。从PC时代一直到移动办公时代,开始云的产品与服务始终紧紧把握时代潮流,顺应客户在不同阶段的需求变化,及时作出创新改变。我们坚持产品创新与技术突破,确保产品的先进性与适用性,为客户提供最专业最全面的文件管理解决方案,为客户创造更大的价值。秉承“开启知识传承,始于文件管理”的核心产品理念,我们自主研发了KASS企业内容管理系统、KFS私有云存储系统、开始文件盒子、开始智能云盘等核心产品。

其中,开始云KASS企业内容管理系统已经发展到了第四代产品,围绕文件使用场景,在文件存储备份、传输、搜索、版本管理、权限设置、流程审批、在线预览、外链分享等功能上,都有很好的创新与突破。基于KASS企业内容管理系统,能够帮助企业搭建统一的文件管理平台,集中管理所有文件,进行多重加密与备份,对所有资源进行有效整合利用,同时降低文件的泄密、损坏等风险,保障文件的安全。同时,支持移动办公场景,连接多种终端设备,让工作无限续航。

陪伴是最长情的告白,移动办公时代,开始云仍然是你最值得信赖的企业文件管理专家。一站式满足文件的安全存储、高效协同、移动办公等各种不同的业务需求。


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