上云后,企业文件管理与使用更加方便

开开 2016-10-18 18:06 工具软件 来源:思达派 查看原文

近几年,云计算基础设施发展成熟,越来越多的企业对于云服务持开放拥抱的态度。同时,我们也看到,数据越来越云化,给企业文件的管理与使用带来了新的思路。很多企业选择将公司的文件悉数上云,然后再进行管理与使用。如果企业的文件都在云端,那么用户在使用文件时第一选择就是在云上使用,而非打开自己的电脑去找文件,这个简单的习惯转变,标志着企业进入了云时代,企业办公方式正在发生革命性的变化。

在企业日常运营与业务开展中,会伴随产生大量的文件。这些文件,零零散散,包括不同格式与类型,内容涉及行政管理、财务会计、产品和技术研发、市场营销、销售支持等各个职能与业务部门的各种文档。然而,很多企业一直以来对企业文件管理并不重视,对企业知识文档资料采取放任的态度,没有科学有效的手段进行管理。尤其是一些企业由于运营时间长,业务日趋丰富繁杂,但是缺少企业文件管理意识与方法,企业宝贵的知识财富无法得到传承,企业工作流程落后固化,导致企业运行效率低下。

企业文件管理进入云时代

那么,在云时代,企业如何让企业文件顺利上云,做好云端的企业文件管理呢?

满足海量文件上云需求

随着企业业务的深入,业务数据的高速增长,文件的种类和数量越来越多,其中尤为突出的是以视频、音频、图片等为代表的非结构化文件数据,增长速度惊人。基于云服务搭建文件存储平台,具有大容量、高性能、弹性扩容等特点,能够对海量的企业文件数据进行统一存储管理,降低存储成本,实现灵活扩容。

云端备份更安全

大数据、云计算等IT基础设施日益完善成熟,改变了企业的传统观念,文件上云是否安全可靠,已经不再是企业顾虑的首要问题。再者,混合云存储、多副本容灾备份、文件进行加密存储和传输等多种云安全存储措施,最大程度上保障了文件存放在云端的安全性。

云端协作共享更便利

相比文件的统一存储管理,企业更看重的是促进文件的流动与价值实现。在加入在线编辑、预览分享、版本管理、权限设置等功能之后,为企业打造一体化的云办公平台,是企业文件管理类产品重要的发展方向。基于云端的文件操作使用,更加轻量化,直接简单,在帮助企业管好文件的同时,方便了员工交流协作与资源共享。

满足移动办公需求

文件存储在云端,只要有网络,借助移动终端设备,就可以随时随地获取文件资料,参与讨论,处理文件,正常开展业务。同时,实现多终端同步共享资源,你可以在办公室用PC电脑编辑使用文件,可以在出差路上用手机及时处理文件,也可以在家里用Pad翻阅查看文件。不受时间地点的束缚,基于云端的文件管理协作,是云时代对文件管理方式的新要求,大大促进了文件的流动,及时释放文件价值,提升了办公效率。

开始云,云时代的企业文件管理专家

开始云,专注于企业内容管理10余年,为企业提供最专业的文件管理云端解决方案。有着10余年的产品研发与行业经验,依托强大的技术实力,以及多年的技术积累和运营实践,我们为客户提供了成熟稳定的产品与服务。秉承“开启知识传承,始于文件管理”的核心产品理念,我们自主研发了KASS企业内容管理系统、KFS私有云存储系统、开始文件盒子、开始智能云盘等核心产品。

多种云模式部署

进入云时代,企业自主选择部署公有云、私有云、混合云等多种云模式进行业务管理已属常态。开始云的KASS企业内容管理系统支持阿里云等主流云计算平台,以及私有云环境等部署模式。同时,开始云采用了多副本容灾备份技术与文件加密存储和传输技术,帮助客户管好文件,防止数据丢失。

丰富的应用场景功能

知识分类:统一的知识管理门户,根据文件类型类型、属性等类型进行分类管理。排列规范有序,帮助员工快速定位与检索文件;

搜索引擎:可根据文件名称、类型、内容、格式、修改时间、作者、分类属性等进行搜索,支持全文搜索,加快文件检索速度,提升办公效率。

权限管理:多维度多层级的权限设置,根据所配置权限,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用文档。保障企业文档的安全性,避免丢失、泄露等。

在线预览:支持对图片、视频、图纸等文件实现在线预览功能,解决格式复杂需要下载大量软件的困扰。

版本管理:最新版本提醒,防止用错,保证知识信息及时准确。同时,所有历史文件版本都会被永久保存,记录每个文件的修改与更新,版本信息一目了然,可随时查看、还原、下载和回滚。

高效的沟通协作

基于文件使用,可以一站式对文件进行更新、修改、分享、评论、批注等协同操作。同时,支持即时消息发送,通过设置消息提示、动态更新,用户可以及时掌握了解文档的最新动态。还支持一键生成外链,通过外链分享快速与客户对接,实现文件准确递送。高效的沟通协作,大大完善了工作流程,提升了协同办公效率。 

质文档电子化

无缝集成各种扫描仪与企业已有IT系统,提供OCR识别系统,通过扫描、识别、归档等,帮助用户将纸质文件快速转换为电子文档,实现电子信息管理,提高管理效率。 

随时随地,移动办公

不论在办公室还是出差在外,均可通过浏览器、客户端、移动端等多种方式,访问企业文档共享中心,调用各种知识文件,打破了时间与空间的限制。

在云时代,随着科技信息技术的飞跃,企业数据呈现井喷式增长,给企业带来了无穷的宝藏,也增加了企业文件管理的难度。这个时候,我们应该拥抱变化,尝试新的文件管理方法与思路,更高效地做好企业文件管理,帮助企业提升管理效率,优化资源配置,打造企业核心竞争力。


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