以后数据收集、共享、查询全靠它了,太高效!

小剑 2016-10-19 11:19 SAAS 来源:思达派 查看原文

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俗话说:姿势不对,干着很累

姿势这种东西真是因人而异,异乎寻常、常常乱来……所以很多时候,不正确是处理数据的姿势是运用了超级表格却不能大幅度提升工作效率的原因之一。超级表格将数据收集、共享以及查询功能相互打通,彼此关联。

于是小王老师可以做一张出国申请表的表单来收集学生的数据,并把正在收集数据的表格共享给了小红老师,小红老师立即在表格上进行审核,学生可以随时通过链接查询自己数据的审核情况……

类似这样的场景,许多用户已经驾轻就熟,但关于收集、共享和查询,这三个作为超级表格的核心功能,循序渐进又相辅相成。一定有许多你没发现的小秘密哟。

一:数据收集(三种方式)

数据收集就是表格从空到有的过程,我们常常用于活动报名、签到打卡、信息采集、简历提交、日报填写等方面。

1:发布表单进行数据提交(初级)

最初级且直观的方式就是利用发布表单来收集数据。用户通过链接或者扫描二维码进入到表单页面。他将数据填写完成后,点击提交按钮,数据就自动在表格中展示。每一张表单都可以在个性化的设置标题、描述、与颜色。企业用户还可以更换上自己的logo,推广企业文化。


2:共享表格进行数据录入(中级)

有时人们疲于一张表单一张表单地去提交数据,作为表格创建者的你也可以通过共享表格来让他人录入数据。在共享设置时勾选「只显示自己创建的行」,当协作者打开共享的表格后,就可以填写自己的数据。并且创建人无需担心数据泄露,因为协作者只能看到自己填写的信息。

3:通过搜索页面查询后,补充信息(高级)

在表格中已有数据的基础上,通过搜索页面的发布,可以查询数据。勾选「可修改搜索结果」就能更新或者补充查询到的数据。例如小红通过工号可以搜索到自己的相关信息,然后他可以点击「编辑」按钮,更新上自己的新手机号码。




二:数据查询

将某条或某些数据从表格中筛选出来的过程我们称之为数据查询,通常用于审核查询、报销查询、数据核对、数据统计等。

1:直接发布搜索页面共用户查询数据(初级)

最直接的方式就是通过发布搜索页面直接查询相应的数据,我们可以规定要查询的关键词以及要展示的查询结果。


2:共享表格后在表格中搜索(高级)

将表格共享出去后,别人打开表格后,右上角的搜索框可以帮助用户查询数据。并且具备模糊搜索和精确搜索两种方式,通过这种方法也能快速查到数据。


三:数据共享

1:通过表格进行数据共享。(初级)

通过共享表格权限完成,协作者打开看到表格,数据同步更新完成。在共享表格时,不必共享整张表格,还可以只共享部分数据。根据表格创建者的设置,我们可以规定协作者是否具有修改表格的权限(包括添加、修改、删除等等权限都可以精确设置。)

2:发布表单,让用户查看所有人的数据(高级)

发布表单也可以把数据共享出去?勾选了「允许提交人查看所有记录」,可以在表单的底部点击「所有提交」按钮。不仅可以看到各自提交的数据之外,还可以看到表格中所有的数据,因此也可以共享表格数据。






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