技术图纸管理的正确姿势

开开 2016-10-20 17:55 创业服务 来源:思达派 查看原文

技术图纸资料是企业核心的智力资产。公司加强对技术图纸的管理,对文件进行统一安全存储,规范图纸使用、分发、传递、分类、归档等工作流程,可以最大限度地发挥图纸在生产经营工作中的作用,提高图纸利用率,方便相关人员的使用。

标准图纸管理流程

图纸分类

  • 客户图纸。包含通过传真、快递、邮件、及时通讯工具分享、业务员携带等方式传送过来的图纸资料。

  • 公司图纸。包括生产的图纸(由公司技术部转化)、图纸设计稿件、项目图纸、设计说明、成品图、效果图等,用于生产制作、安装施工的图纸。

管理流程

1. 图纸的设计、审核

根据业务需求,新图纸由设计人员设计完成后,由相关部门领导审核或经授权的审核人员进行审核。

2. 图纸的发放领用

设置图纸版本管理。对图纸的原稿版本锁定,避免因恶意或者误操作对图纸原稿进行修改和破坏;并确认最终发放版本,防止领用人用错版本。

设置图纸的发放范围与设定权限。根据图纸不同属性和应用,分门别类,进行编号。设定图纸的发放范围和使用人,不同部门和具体使用人,并分级设定不同的操作权限。(预览、下载、分享、修改、打印等操作)

3. 图纸的修改更新

根据业务需求变化和经相关领导审批许可,对图纸进行修订更改。当图纸变化不大,如:仅修改某一处或几处时,可直接在原来的图纸原稿上进行修改。当图纸需要进行版本迭代,或者修改变化较大时,需要重新设计并通过审核,才可以发放使用。

4. 图纸的存储与保管

文件的统一存储管理,安全备份,是企业顺利使用图纸资料的前提保障。所以企业要制定相应的管理办法,利用高效的管理工具,对图纸资料进行归档管理,按照一定的顺序编号,并建立目录以便查找。 

5. 图纸的核查与维护

周期性对图纸进行核查,目的是核查各部门使用的图纸是不是最新有效版本,是不是有遗失、涂改、破损现象。以及核查权限变更情况、相关使用数据分析等。

核查范围包括所有受控的图纸:核查前,由图纸管理员制定核查办法,采取普查或者抽查的方式,在授权许可下开展核查工作,并做好登记报告。核查时,以图纸原稿为参照,其他各部门使用的图纸与原稿作对照,检查图纸版本是否一致,是否有涂改现象,是否有遗失等。

图纸的补发/换发 :当使用部门图纸版本滞后,或者文件缺失,影响使用时,需要立即启动补发/换发程序。调查核实审批后,按照图纸发放流程对旧图纸、丢失图纸进行换发/补发。

 开始云技术图纸管理解决方案

为了进一步使技术图纸管理规范化、程序化,并确保公司对技术图纸的所有权。采用专业科学的企业管理办法,适时引进统一高效的图纸管理系统,显得至关重要。

 开始云KASS企业内容管理系统,依托成熟稳定的产品与服务,对客户使用场景的深刻理解,以及多年的技术积累和运营实践,为企业提供了最专业的技术图纸管理解决方案。

集中存储:打造统一的图纸文档管理平台,把分散的图纸资料集中存储,实现图纸文档的统一管理与共享;

存储加密:采用加密存储,防止图纸文件外泄与非法扩散,保障企业核心数据安全;

安全备份:支持文件自动备份、广域网异地备份、备份日志报表和一键快速恢复等,有效减少因为服务器意外损坏时数据与文件的破坏导致企业的损失。所有删除的文件和版本都可以在回收站内找回,有效防止误删除和恶意删除等风险;

目录分类:统一的图纸管理门户,根据文件类型类型、属性等类型进行分类管理。排列规范有序,帮助快速定位与查找文件;

快速搜索:可根据文件名称、类型、内容、格式、修改时间、作者、分类属性等进行搜索,支持全文搜索,加快文件检索速度;

权限管理:多维度多层级的权限设置,根据所配置权限,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用图纸文档。确保图纸的安全性,避免丢失、泄露等;

在线编辑:支持文本类/OFFICE类文件在线编辑;

在线预览:支持AutoCAD,pro/e, SolidWorks,3Dmax等200多种工程图纸格式在线预览,解决格式复杂需要下载大量软件的困扰;

版本管理:最新版本提醒,防止用错,保证知识信息及时准确。同时,所有历史文件版本都会被永久保存,记录每个文件的修改与更新,版本信息一目了然,可随时查看、还原、下载和回滚;

流程审批:支持自主选择流程模板和自定义搭建流程模板,根据人员、部门、岗位三种方式审核,不限制纵向和横向节点;支持流程多人同时审批;支持对文件上传路径审核;支持对文件权限申请审核,权限天数,权限类型等;支持流程归档,文件审核后自动归档到指定位置;支持流程撤销,流程终止;

水印管理:支持对office类,文本类,图片类,PDF日常办公文件,进行预览/打印时添加水印;转换PDF预览/导出PDF时附加水印;

消息管理:支持对文件或文件夹进行消息订阅,设置条件,事件触发后自动提醒相应用户或者部门,岗位;支持对文件进行闹钟备忘提醒,循环提醒;支持历史消息查询管理;支持点对点消息发送;支持邮件提醒;

外链管理:支持对文件及文件夹,生成URL链接,并支持设置密码,访问次数,链接过期时间,权限,描述等操作;

文件关联:支持文件之间关联,主关联文件和被关联文件无限关联;

文件评论:支持对文件进行自定义评论,点赞;

文件历史:查看文件变动历史痕迹;

文件附件:为文件添加附件;

纸质文档电子化管理:无缝集成各种扫描仪与企业已有IT系统,提供OCR识别系统,通过扫描、识别、归档等,帮助用户将纸质文件快速转换为电子文档,实现电子信息管理,提高管理效率;

电子邮件集成:支持与电子邮件系统集成,可在系统内直接收发邮件,图纸文件不用再以添加附件的方式,就可以直接发送邮件至指定邮箱;

其他系统集成:与OA/ERP等系统进行文件无缝集成


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