什么是适合创业公司内部沟通和管理的好方法?

firstround.com 2016-10-21 11:11 众创空间 来源:思达派 查看原文

对于许多创业公司来说,因为发展阶段、公司需求,CEO们都倾向于保持“小而美”的管理方式。随着公司人数逐渐增加,如何保持内部信息的充分流通、工作环节的简明扼要,以及调动员工积极性,便成为了一个值得探讨和注意的问题。

 

2012年,Sahil Lavingia创建了Gumroad,为用户提供了在线上出售自己作品的平台。这位创业者引起了巨大的关注,因为当时他才19岁,是硅谷最年轻的创业者。关于他的新闻里充满了“神童”、“天才”一类的词汇,但他自己从不羞于承认自己缺乏经验。他在身边聚集了一群同样优秀的人,共同来开展这项事业,这也是他成功的方法。在他的带领下,Gumroad发展成了扁平化管理结构下运作得最成功的创业公司之一。

 

“说老实话,一开始我并不知道公司应该采取怎样的管理形式,”Lavingia说,“不过我们招来的第一批人都特别自律,特别有干劲。他们决定了我们公司的发展道路,现在也成为了我们招聘人手时的标准。我们非常喜欢目前的扁平化管理模式。”

 

Lavingia并没有采取时下火热的“合弄制”(硅谷近年兴起的一种无领导管理模式,不以人划分层级,而是以事划分层级),而是创造了一种自定义的扁平化模式。虽然,从很多方面来说,这种自定义模式并非有意为之,但它确实带来了很多好处。


公司的20个员工都直接向Lavingia汇报工作,高效并迅速地发展这一平台,积累了数百万的用户,其中很多用户完全依靠这个平台谋生。在这次的独家专访中,Lavingia介绍了一家创业公司如何保持扁平化结构、这种管理方式的优点以及如何判断做出改变的时机。

 

设置一个良好的默认值


扁平化的管理模式通常被定义为摒弃实际管理、高度自治、每个人都有权为公司做出重要决定。因此,你要确保每个人都能获得相同的信息,理解公司的目标和定位,在面对问题时采取同样的解决办法。

 

定义选择的人比起做出选择的人更有权力。这是Lavingia从他的经验中得出的最重要的结论之一。他并不是要限制员工的创造力或无视他们的观点,而是要让公司有一个统一的目标和解决方案,这很重要。当你定下了这种默认值后,你就能相信你的员工即便没有公司的监管也会做出正确的决定了。这将会为你节省下大把的时间,而你的员工也会更加满意自己的工作。

 

Gumroad是通过持续的内部会议来确定这个默认值的。他们并不依赖email进行交流,而是选择了一种开放的交流方式——团队群聊工具HipChat和任务管理应用Asana。“如果我的员工要进行一个一对一的对话,那它最好能被公开,”Lavingia说,“这样就不会有信息被遗忘在某人的收件箱里了,这也会让所有的员工都能找到所需的信息。同时,他们也有机会参与到每个谈话中,贡献他们的知识。”

 

为了让那些还不适应这种公开对话的新员工加入到这个体系中来,公司建议他们先加入一些和他们的职位最相关的小型群聊,这些小型群聊中的对话都是关于特定的主题或计划的,它们能将这个大型的系统分割成更容易掌控的小块。在这些群聊中,新员工能够分享自己的专业知识,从而更好的融入到这个系统中来。

 

“我们帮助新员工选择适合他们的小群聊,接着他们就会越来越活跃,”他说,“这些群聊有关于团队建设、产品特点、bug或者是突发问题的,还有个群是关于招聘的。关键在于,这些群都十分活跃。当一个新的大项目或主题出现时,我们就建个新群,等解决了这个问题再关闭。所有人都可以自由加入或者是离开群聊,因此,如果他们好奇另一个部门正在做些什么,他们很容易就能知道。”

 

比起大量地转发或抄送邮件,这种方式更容易也更有参与度。“发邮件的话,你没法真正建立或是删除一个树状通讯录,你一开始添加进来的人就会一直呆在这个树状通讯录里,而你也会忘记添加新的相关人员。而当这个树状图没用了之后,它就像死了一样,其中有用的信息也不会被保留下来。”Lavingia说。在Gumroad,HipChat已经完全取代邮件,成为了团队交流的唯一方式。

 

Gumroad还将Asana和HipChat搭配使用,保证所有的对话都与一个确切的项目相关。当他们在Asana上添加一个项目时,一个相应的群组就会在HipChat里建立起来,这样所有的讨论都会被记录下来。关于这一项目可能会有大量的讨论,出现大量的观点和方案,但Asana只会在出现突破性进展的时候更新进程。

 

在成为Gumroad的创始人兼CEO前,SahilLavingia是Pinterest(一个图片社交网站)最早的一批工程师和设计人员。他在推特上写到:“我们称Asana为我们的‘普遍真理’,因为它包含着我们工作进程的最新快照。”

 

配合使用HipChat和Asana最大的好处之一就是,你在工作中能建立起一个内部记录。Lavingia说。你不但能看到自己能以多快的速度推动一个特定项目的发展,还能查看对话记录,分析这个队伍正在面临什么问题,他们如何分工,最终以怎样的方式解决了这些问题。这些过程都被自动记录下来并且很容易被搜索到。因此如果有人加入了一个团队,想要学习前人留下的知识和方法,他们将得到海量的相关信息。

 

设计简单明了的途径


“我自己就是一个产品设计师,我知道如果一个功能特别难用或者是很难找到的话,人们通常就不会用它了。”Lavingia说。这个道理也适用于内部交流工具和程序。

 

扁平化管理模式是基于信息的分享和对于所有人工作的一个共识之上的,因此消除矛盾是非常重要的。你做的所有工作和你采取的系统都应该非常简明易懂,必须得让新成员很快能够加入讨论。一个团队的数据必须放在一找就能找到的地方,方便他人取用。

 

“当我在想我们公司应该采取怎样的工作方式,应该开放到什么样的程度时,我设想了这样的场景:假设一个新员工48小时之内都无法和其他同事交谈,当然这不可能发生,但如果出现了这种情况,他必须能够仅仅动动手指就能找到足够的信息来开始工作。在这个系统里,他必须能够为自己所有的问题找到答案。”

 

可获取信息和易获取信息是不同的,必须要让信息很容易被找到、理解和使用,这才是我们想要的。在Lavingia看来,获取信息的途径包括三个层次:


第一层:你知道只要开口提问就能得到回答,但这其实是寻求答案最差的方式。这会浪费很多人的时间。


第二层:你可以自行搜索所需信息,只不过它们的呈现方式让你得花点时间去研究。这比第一种容易多了,但还是会浪费时间,而且不够完美。


第三层:这是最好的一种层次,就是你工作所用的交互平台设计得十分简明易懂,你可以只靠直觉就猜出它的操作方法。它能让你迅速浏览你所需要的信息,并且告诉你如何应用它们。

 

作为一个产品,Gumroad就是以第三层次作为设计理念的,那些数字作品创作者在使用这一平台的时候可以消除很多疑惑并且节省很多时间。作为一个公司,其内部的架构也依照了同样的方法。员工不必去询问身边的人如何看待某一问题,只需要研究在Asana和HipChat上已经呈现的知识即可,如果他们有新的看法,或者是学到了新的知识,也可以添加进去。

 

还有一点,就是要减少工作中必须使用的工具数量。“我们已经尽量限制内部所用的工具数量了,”Lavingia说,“我们以前用了Evernote还有其他一些系统,但是我们还是觉得它们太碎片化,太容易使人分心了。我们得认真选择一个工具,然后保证所有人都用这个工具工作。”

 

用的工具越少,就需要员工有越多的知识储备,这也正是Gumroad所需要的员工素质。“我们的核心价值观之一就是,你必须要适应’不适应’。”Lavingia说,“我们很坦率地告诉员工,甚至是在面试的时候就说,我们需要他们跳出他们安全区。”这也是Gumroad判断应聘者是否和公司的思维方式合拍的方法。有些人听到这些会跃跃欲试,而这些就是Gumroad正在寻找的人。

 

少一点套路,你就能走的更快,也可以对不同的项目做出不同的反应。

 

看清管理的本质


“一开始,你可以拉个单子,列出管理者的所有职责,然后一一分析这些职责是否能由你的管理系统代劳。”Lavingia说,“比如说,管理者常常要向某个团队传达或收取信息,那么这个过程能不能用别的方式完成呢?我们发现,在公司里养成一个透明的沟通习惯就可以解决这个问题。只要将工具的使用效率最大化,就能代替许多的管理功能。”

 

对于Lavingia来说,管理归根究底就是两件事:信任和明确。如果你是一个管理者,你的职责就是保证所有人都明确指导公司正在进行什么工作,目前重要的任务是什么。同时,你还得让员工保持对你的信任,让他们知道你关注着他们,依赖他们来做正确的事。

 

“传统的管理模式进化为等级制的原因,就在于它能带来的好处就是明确和信任。”Lavingia说,“你总是可以找经理寻求帮助,询问工作内容,也总是有一个可以信任的上级。正是由于这种信任,每个人都会相信这个组织,但是,这种组织也很容易土崩瓦解。”

 

扁平化管理公司,是用一种创造性的方法实现工作内容的明确与信任,而且不会有官僚主义。这其中的理念在于,这种信任不能只在管理者和汇报人之间存在,公司里的每一个人都必须信任每一个人。这样公司才能迅速发展,在创业初期,速度是十分关键的。为了重塑信任与明确的方法,Lavingia和他的团队将传统管理结构中的所有内容都转化成了符合自己要求的方式。

 

“我们建了个不同的工作进度更新系统,”他说,“传统的公司非常注重工作进度的更新,员工要交日报、开员工会议、做报告之类的事来别人知道自己每天的工作内容是什么。所以我们在想,我们要如何在没有这种等级制的情况下做到这点呢?”

 

他们想出了一个合适的解决方案:每当一个人开始或完成了一个项目,或是项目的一阶段时,都会到HipChat上一个叫“进度更新”的群组里宣布自己目前的工作进度,这一更新不限频率,只要在他们认为需要的时候更新就行。“这完全取决于你的工作内容,”Lavingia说,“作为CEO,我必须要让他们知道我的工作内容是什么,所以我常常做这种更新。但如果是程序员的话,他们可能几周都在调试一个app,所以就没什么好报告的。”

 

但利用扁平化管理模式的一大问题就是问责制度的缺失。为了解决这个问题,Gumroad建立了一个季度OKR绩效考核系统。他们用7Geese这个软件来判断OKR(目标与关键成果),通过这个软件,你就能知道公司里的其他人在做什么、取得了什么进展、他们所许诺的任务是否完成等等。同样,在Lavingia根据多方反馈设定公司发展目标的同时,这一软件也可以保证每个个体的目标与公司的整体目标保持一致。

 

“我们告诉员工,你看日程表的时候,必须知道距离你完成目标还有多久,也必须得考虑你要如何分配这段时间,”Lavingia说,“你给大家这样一种工具,并且告诉他们必须得以它为优先,他们会遵守的。而且你也希望你的员工都能遵守规则。”事实上,Lavingia发现这种自治的方式会鼓励员工自觉遵守纪律。

 

如果人们发现他们的管理者事必躬亲的话,他们就会想“好,那我就不必那么认真了,反正会有人帮我收拾烂摊子的。”因此,你得和你的员工强调他们在岗位上的自由度和责任,这样他们才会真正感觉到你对他们的信任。人们会本能地不让那些给了他们自主权的上司失望,扁平化的管理模式正利用并放大了这种本能。

 

规模化的挑战


“如果我们的员工数量扩大到八十人,我们的管理模式还会和现在一样吗?肯定不会,”Lavingia说,“我不相信有什么是放之四海而皆准的,但我不觉得我们扩大公司之后就必须得回到传统的管理模式上来。创业最棒的事情之一就是,你可以按照自己的想法定下规则,看看它们有何成效,做出反馈再试一次。我觉得我们肯定会倾向于保持扁平化的模式,倾向于给员工更高的自由度。我们会知道这种方式好不好的。”

 

创业公司必须牢记一点,他们不能为了扩展而扩展。“如果你手下有100个人就能解决1000个人所解决的问题,那你最好还是保持100人的规模。我的经验告诉我,小型团队也能获得巨大的成功,我们绝不会忽略实际需要而盲目扩张。我们还是会专注于我们的产品和内部体系,之后再来考虑招募更多人手的问题。”

 

当我们看到一个缺口的时候,我们明白必须得填补它,有时候我们招一个新人,有时候我们就只是改变一下工作方式。

 

扁平化的管理结构与快速增长有两个冲突之处,就是反馈和个人发展。创业公司的领导人必须要尽力抓住每一个机会向员工做出反馈并推动他们的个人发展。当公司采用了扁平化的管理模式,唯一的领导人时间有限,这就不应该只是一个人的工作。所有的员工都必须非常自觉积极地互相反馈和发展。否则你就会被限制在你现有的工作上。

 

“比如说,你雇佣了一个非常有天赋和潜力但缺乏经验的工程师,你就不能完全放任不管。你必须得建立一个架构来管理他,好让他能够学到更多的技巧,来成长为一个优秀的工程师。”Lavingia说。“这也是为什么我们开始建立起这样一些组织结构。很幸运,有几位高层人员始终与我们一起努力,不过最终我们也会扩大这一层人员的数量。”

 

为了鼓励员工之间互相进行反馈,Lavingia鼓励他们在7Geese上表达观点、提出建议、审视各自的表现。在软件上做这件事可以防止重要的反馈丢失或被遗忘,人们可以通过日志找到自己应该要改进的地方。

 

另外,这一工具也能让Gumroad建立一个标准反馈机制,那些想要更好地评估自己工作表现的人们就可以很好地运用和传播这个机制。这反过来也会让工作进程变得更加简便易行。让反馈在公司内部流通的关键就在于降低人们参与的门槛,Lavingia说,人们在分享心得的时候,不应该感到疑惑或害怕。

 

Lavingia自己也承担了很大的责任,他至少一个月会和每一个公司员工面谈一次,用大量的时间来提出和讨论反馈。他强调,这是一个很好的机会,可以讨论工作表现,加快工作进程,共同完成目标。此外,每当一个大型项目结束后,参与的团队都要进行一次总结,不仅仅是工程师团队,发展、支持、设计和通联部门都要定期总结。

 

“大家可以在总结中坦诚地讨论这次工作中的优点与不足,讨论我们从中可以学到哪些教训,下次遇到类似情况时应如何处理,”Lavingia说,“会议记录将会对全员公开,储存在云盘里供后人查询。每周五开全员会议时也会拿出来讨论。”一个团队或项目积攒的经验可以惠及所有公司员工,而且这些经验被强调越多次,就越能深入人心。

 

Gumroad即便扩大了规模,也会继续使用这些软件,督促员工遵守“普遍真理”,鼓励大量的交流和自主的工作,这些都是公司这么久以来始终保持扁平化管理的原因。“我们会继续信任员工,同时也会认真教导新成员好让他们尽早适应我们的体制。但真正的秘密在于:保持自省,拥抱改变。”

 

Lavingia时常问自己,如果Gumroad扩张到了现在的两倍规模,这种管理体制是否还能继续呢?他估计公司得花一年左右的缓冲期来考虑如何做出改变、收集反馈,尽量在事情变得急迫之前多做尝试。目前,他已经遇到了一个问题,就是他们很需要一些高层领导,但是很难找到合适的人。“我们的管理结构需要这样的领导:他不在乎自己有没有头衔,收不收得到回报,能够安心呆在一个人人都是领导的团队里。”Lavingia在这个问题变得更严重之前已经思考了很久了。

 

我们所做的不是为了保持一个扁平化管理结构,而是为了建立一个正确的公司形式,好让我们能开发出最棒的产品。


为了保证每个人都能支持公司的这种行动力、主人翁意识和扁平化结构,Gumroad将这种态度融入了公司的核心价值观之中:

 

迅速行动 

 

迅速行动,拒绝拖延。一旦做出决定就要尽快付诸实施。马上起航,废话少说,实施、行动、评估。完美是良好的敌人。

 

做出改变 

 

要适应舒适区外的世界。没什么可怕的,世间万物都在改变。我们必须跳出舒适区之外,才能每天都能学到更多,变得更好。

 

融入团队 

 

坚持让能够惠及你自己的事也能够惠及你的同事和客户。

 

开放透明 

 

简化你的人际关系,撤销那些“过滤器”。坦诚地谈论你所关心的问题和你正在面临的疑虑,然后获得回馈,努力做得更好。

 

保持专注 

 

你现在手头正在做的工作是你能做的最有价值的工作吗?相信你的同事,他们能够很好的执行他们的目标,你也应该专注于你的。

 

保持微笑 

 

开心点,不要总是遗憾懊悔。别想太多,保持乐观,相信自己能做到最好。没什么事是过不了的。


文章来源:firstround.com

文章编辑:Lin


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